contaction

E-konverzió

A vállalkozásoknál és intézményeknél nagy mennyiségű és jelentős értékű dokumentumállomány keletkezett és keletkezik folyamatosan. A dokumentumvagyon tárolása, kezelése, megóvása nagy ráfordításokkal biztosítható, miközben a dokumentumok irattári elérése / keresése / felhasználása, a papír alapú dokumentumkezelés és nyilvántartás következtében jelentős időt és ráfordítást igényel. Ennek kiváltásához szükséges a papírállomány struktúrált feldolgozása és elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe töltése. A papír dokumentumok e-konverziójának végrehajtásához komplex Rendszert kell kialakítani és üzemeltetni, amelynek alapelemei az alábbiak:

  • Logisztika: A folyamat feladata a tárolt, valamint a beérkező papír dokumentumok átadása a feldolgozó rendszerbe, illetve visszaadása a tárolási helyekre.
  • Feldolgozási folyamat:
    • Digitalizálás (dokumentumok beolvasása, képpé alakítása)
    • Adatlegyűjtés (dokumentum jellemző adatainak felvétele/rögzítése a gyors visszakeresések, szűrések támogatására, mind a papír, mind a már elektronikus formában érkező dokumentumokra)
    • Minőség ellenőrzés / jóváhagyás
  • Elektronikus hitelesítés (opcionális): A jóváhagyott dokumentumok elektronikus hitelesítése (hitelesítési záradék, elektronikus aláírás, időbélyeg elhelyezése) igazolja az az elektronikus példány és az eredeti papírirat egyezőségét. Ez lehetőséget biztosít a papírállomány jogszabályi feltételeknek megfelelő selejtezésére, ezáltal a tárolás hely és ráfordítás igényének csökkentésére.
    • Az aláírás elkészítéséhez a szoftveres bélyegző tanúsítvány beszerzése, valamint az időbélyegzési szolgáltatás előfizetése az ügyfél feladata
  • Jóváhagyott, illetve jóváhagyott és hitelesített dokumentumok (dokumentum fájlok, adatok) betöltése Elektronikus Adattár Rendszerbe.
  • Digitalizált dokumentumok tárolása, adatszolgáltatás a felhasználók részére.

A Rendszer fentiek szerinti alapelemeit a következő ábra szemlélteti:

A Rendszer kialakítását sokéves dokumentumfeldolgozási ismerettel és tapasztalattal rendelkező szakértőink végzik. A Rendszer működéséhez szükséges szoftver licenceket, valamint a feldolgozási infrastruktúrát (szkennerek, számítógépes munkaállomások, szoftverek stb.) is Cégünk biztosítja. A bevezetést természetesen Vállalkozásuk igényei szerint testreszabva végezzük.

A Rendszerspecifikáció szakaszában meghatározzuk azokat a dokumentum típusokat (pl. műszaki tervrajzok, műszaki leírások, szerződések, HR iratok, számlák, stb.), amelyekre az elektronikus archiválás minél előbbi kialakítása indokolt. A Cégük számára legfontosabb területeken így hamarosan érzékelhetők lesznek az elektonikus dokumentumkezelés előnyei.

  • Meghatározzuk az egyes dokumentumtípusokról legyűjtendő adatokat.
  • Megrendelő dokumentumkezelési eljárásai alapján kialakítjuk az elektronikus feldolgozás munkafolyamatát, folyamatait, valamint az elektronikus adattárba történő betöltés végrehajtását.
  • Kialakítjuk az elektronikus dokumentumok feldolgozási folyamatba illesztését
  • A feldolgozásban automatikus ellenőrzések beépítésével a felhasználói hibák lehetséges kiszűrését is biztosítjuk (pl. ugyanazon dokumentum többször nem feldolgozható, adatbevitelek formátum ellenőrzése, stb.)
  • A Rendszer lehetőséget ad további dokumentumtípusok feldolgozásának kialakítására, valamint a kialakított feldolgozási eljárások módosítási igényeinek teljesítésére is.
  • A dokumentumfeldolgozást, – igény esetén – elektronikus hitelesítéssel (digitális aláírás, időbélyeg) kiegészítve szolgáltatjuk, amely igazolja a digitalizált dokumentum és az eredeti papír példány egyezőségét.
  • A Rendszer üzemeltetését, valamint a meghatározott papírállomány elektronikus archiválását a szolgáltatási időszakban elvégezzük.
  • A nagyvolumenű archiválást követő feldolgozáshoz betanítjuk kijelölt munkatársaikat, annak érdekében, hogy a továbbiakban képződő dokumentumok folyamatos e-konverzióját el tudják végezni, amely feltétele az elektronikus dokumentumtár aktualizálásának és napra kész adattartalmának.